Lag EHF-faktura uten regnskapssystem
Fyll inn selger, kjøper og fakturalinjer. Vi bygger UBL-XML-en, kontrollerer den mot EN 16931 og Peppol BIS 3.0, og lar deg laste den ned først når den er godkjent. Nyttig når du skal sende en enkeltfaktura til det offentlige og ikke har systemstøtte.
Når dette er nyttig
Selger du til offentlig sektor i Norge, må fakturaen leveres på EHF. De fleste regnskapssystemer klarer dette selv, og da er dette verktøyet unødvendig. Det er laget for de andre tilfellene: en enkeltstående faktura til en offentlig kunde, en frilanser uten systemstøtte, eller en utvikler som trenger en realistisk testfaktura.
Hva som bygges
Generatoren lager en UBL 2.1-faktura eller kreditnota med Peppols egen profil, summerer beløpene slik EN 16931 krever, og fyller inn de feltene som ellers er lette å glemme. Det gjelder særlig kjøperreferanse, som Peppol krever, og ordet «Foretaksregisteret», som må stå på fakturaen når selger er aksjeselskap.
Den siste er verdt et ord, for den bommer mange på. Kravet i foretaksregisterloven oppfylles ikke ved å skrive ordet i notatfeltet. I UBL må det inn som en egen skatteordning på selgeren, og valideringsregelen leter nettopp der.
Kontroll før nedlasting
Hver gang du trykker på knappen, bygges XML-en og sendes gjennom den samme validatoren som ligger på EHF-validatoren. Er det blokkerende feil, får du dem forklart og ingen nedlastingsknapp. Det er et bevisst valg: en fil som blir avvist hos mottakeren er verre enn ingen fil.
Mva-kategoriene
- S er ordinær sats (mva-kode 3, 31, 32 og 33), altså 25, 15, 12 eller 11,11 prosent. Bare for selgere som er mva-registrert.
- Z er innenlands omsetning som er fritatt, nullsats (mva-kode 5, merverdiavgiftsloven kapittel 6). Den skal ikke ha fritaksgrunn, og generatoren legger ikke inn noen.
- G er utførsel av varer og tjenester, fritatt (mva-kode 52). I Peppol heter kategorien «Free export item, VAT not charged».
- E er omsetning som er unntatt fra merverdiavgiftsloven (mva-kode 6, kapittel 3). Krever at selger har mva-nummer på fakturaen.
- AE er omvendt avgiftsplikt (mva-kode 51), der kjøper beregner mva. Både selger og kjøper må ha mva-nummer.
- O er bare for omsetning utenfor mva-området eller uten mva-behandling. Den kan ikke kombineres med andre kategorier, og selger kan ikke ha mva-nummer på fakturaen. At selger ikke er mva-registrert, gjør ikke i seg selv salget unntatt.
Sending
Verktøyet sender ikke. Du får en XML-fil du laster opp i aksesspunktet ditt, eller sender videre til den som håndterer Peppol for deg. Har du ikke et aksesspunkt, er det de fleste regnskapssystemer som tilbyr det rimeligst.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg sende fakturaen herfra?
Nei. Du får en ferdig XML-fil, men sending krever et godkjent Peppol-aksesspunkt. De fleste regnskapssystemer har det innebygget, og flere tilbyr det rimelig som enkelttjeneste.
Hvorfor kreves kjøperreferanse?
Peppol krever det gjennom regelen PEPPOL-EN16931-R003. Ved salg til offentlig sektor er det som regel bestillerens referanse, og du får den oppgitt når du får oppdraget. Uten den avvises fakturaen, og det er den vanligste avvisningsårsaken i Norge.
Hva er dette med Foretaksregisteret?
Er selger aksjeselskap, allmennaksjeselskap eller filial av utenlandsk selskap, skal ordet «Foretaksregisteret» framgå av salgsdokumentet etter foretaksregisterloven §10-2. I UBL legges det som en egen skatteordning på selgeren, ikke i notatfeltet. Kryss av i skjemaet, så settes det riktig.
Lagres det jeg fyller inn?
Nei. Fakturaen bygges i minnet, valideres, og vises tilbake til deg. Ingenting skrives til disk eller logges. Laster du ned filen, bygges den på nytt fra de samme feltene.
Hvorfor får jeg ikke lastet ned?
Fordi fakturaen har blokkerende feil. Vi deler ikke ut filer vi vet blir avvist hos mottakeren. Feilene står forklart over skjemaet med regelkode.
Kan jeg lage kreditnota?
Ja. Kryss av for kreditnota, så bygges dokumentet med riktig type og rotelement. Beløpene føres som positive tall, slik UBL krever. Oppgi nummer og dato på fakturaen som krediteres. Gjelder kreditnotaen ikke én bestemt faktura, for eksempel en bonus, kryss av for det og skriv begrunnelsen i notatet.
Kan jeg fakturere i euro?
Ja, men mva-beløpet skal også oppgis i norske kroner. Fyll inn valutakursen eller mva-beløpet i NOK, så legges det inn i fakturaen som en egen mva-sum i kroner.
Hva om jeg har mer enn fem linjer?
Skjemaet tar fem linjer. Trenger du flere, er det et tegn på at du bør bruke et regnskapssystem, både for fakturanummerering og for bokføringen.
Andre regnskapsverktøy
Mange av verktøyene er gratis og åpne. De andre krever abonnement, med 14 dagers gratis prøveperiode.